【基本のキ】プレゼンテーションの基本:何を相手に伝えたいか?報告?連絡?相談?

鼻炎夫婦

社会人として仕事をする上で一番重要なのはホウレンソウとよく言われます。「報告」、「連絡」、「相談」。

プレゼンテーション資料を作る目的も、この3つに大別することができます。

  • 報告:プロジェクトや作業の進捗を上長に報告する。
  • 連絡:プロジェクトや作業の方向性をプロジェクトチームメンバーに連絡する。
  • 相談:プロジェクトや作業の方向性を上長に相談する。

このように、プレゼンテーション資料はプロジェクトを円滑に進めていく上で、上長やチームメンバー、そしてプロジェクトオーナーをつなぐ大変重要な役割を果たします。

いざ、プレゼンテーション資料を作ろうと思った際は、ここに立ち戻ることが重要になります。

  • 自分が何のためにこの資料を作っているのか。
  • 誰のために作っているのか。
  • この資料を読み終わった人に何をして欲しいのか。

これらを明確にしてから資料を作ることで、資料の構成の仕方ももちろんですが、作業の仕方、わかりやすさ、も大きく変わってきます。

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報告:プロジェクトや作業の進捗を上長に報告する。

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という目的の場合は、まず、そのプロジェクト自体、または作業自体が「順調に行っているか」を表明することが一番の目的になります。

その為、プレゼンテーション資料の一番上に進捗信号(青、黄、赤)をつけて、一目で「青色だから安心してこの資料を読み進めよう」なのか、「黄色だぞ、どこでアラートが出てるのだろう」なのか、「赤色か!これは大変だ、なんか次の一手を考えながら読み進めよう」なのか、あらかたのストーリーを読み手に与えてからプレゼンテーション資料を読み進めさせたら勝ちです。

一方、

連絡:プロジェクトや作業の方向性をプロジェクトチームメンバーに連絡する。

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のケースでは、どちらかというと、マネジメント判断を仰いだ内容をお伝えする、ということが主目的になります。この際のプレゼンテーション資料の構成として一番大事なのは、納得性です。

どのような無茶振りのマネジメント判断が降ったとしても、それをロジカルに肉付けをしてチームメンバーが咀嚼し、「なるほど、このようにプロジェクトを進めよう」という道筋を立てて説明する必要があります。

一番避けたいのは、「はぁっ!?こんなのやらないよ」と言われてしまうこと。そのような反応をされてしまっては、マネジメントとチームメンバーとの板挟みにあってしまい、自分が一番苦労してしまいます。

相談:プロジェクトや作業の方向性を上長に相談する。

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ただ単に、「こんな問題があります。どうしましょう」という短絡的なプレゼンテーション資料を多く見かけますが、マネジメント判断を仰ぐ際は、どこに問題があって、どのような判断をして欲しいのか、オプションは何個あって、それぞれのメリット・デメリットは何なのか、を明確にする必要があります。

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