「業務フローを紙に落としてくれ」と言われたら、まず考えること

チョカマガ業務フロー図

コンサルタントではなくても、事業会社に勤めていると、上司から急に

「業務フローを紙に落としてくれ」

と言われる事がありますよね。

このページにたどり着いた皆さんも、そのような依頼を受けて、「業務フロー図」、「パワーポイント」と検索して訪問して下さった方が多いのではないでしょうか。

このページでは、業務フロー図をパワーポイントで書く際の方法を細かく説明いたします。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

「業務フロー図を紙に落とせ」と言われたら

鼻炎夫婦

このようなことを上司に言われた際に、パッと頭に思い浮かぶのは、使い慣れているパワーポイントでしょう。

しかし、パワーポイントだけが「紙に落とす」方法ではありません。

他にもエクセルを使う場合もありますし、Microsoft Visioと言う専門的なソフトを使うこともあります。

「紙に落とす」際のレベル感(粒度)や作成のしやすさ、また今後同じような作業が発生するか否か、によって作業ツールを決めましょう。

パワーポイントで業務フロー図を描く時のPros/Cons

パワーポイントは使い慣れているし、皆んなが持っているから共有しやすい、と言う大きな利点が一番にありますが、詳細に落とせないと言う点が引っかかる部分です。

Pros

  • 使い慣れてるから、作りやすい
  • 四角、線、矢印などのオブジェクトを置きやすい
  • 既にパワーポイントがインストールされてるから、無料で取りかかれる
  • 社員全員がパワーポイントを持っているから、皆んなが見れる
  • 要点をまとめた、分かりやすいフローが作れる

Cons

  • フィールドの大きさが限られているから詳細に落とせない
  • 長い一連のフローはページが別れていまう

エクセルで業務フロー図を描く時のPros/Cons

エクセルのプロコンはほとんどパワーポイントのそれと同じですが、より詳細に表現しやすい、と言う利点があります。

Pros

  • 使い慣れてるから、作りやすい
  • 四角、線、矢印などのオブジェクトを置きやすい
  • 既にエクセルがインストールされてるから、無料で取りかかれる
  • 社員全員がエクセルを持っているから、皆んなが見れる
  • パワーポイントよりも詳細に表現が出来る
  • 一連の業務フローがひと続きに、同じフィールドに表現できる
  • タブ毎に業務フローのカテゴリーを分けて整理する事が出来る

Cons

  • 詳細に表現すると、要点が見えづらくなる
  • 印刷時に文字がズレたり、全て表示されない場合がある

Microsoft Visioで業務フロー図を描く時のPros/Cons

Visioは業務フロー図や組織図、オフィスのレイアウト図など、オブジェクトを繫いで構成するビジネス用途の図を描く際によく使われます。

Pros

  • 専門ソフトなので色々なパターンのテンプレートやオブジェクトがある
  • オブジェクト同士のアラインがとりやすい
  • 慣れると非常に使い勝手がいい

Cons

  • 有料ソフトなので、追加コストがかかる
  • 使い勝手がパワポやエクセルと全く違う為、慣れるのに時間がかかる
  • Visioを持っている人が少ないので、一旦PDFにして共有する、など一手間かかる

まとめ

以上のプロコンを整理すると筆者としてお勧めするツールはエクセルです。Visioを買っても機能を十分に使い切る事なくプロジェクトが終了していくパターンが多いです。

もし、長期的に業務フロー図や組織図を描く、または保守、改善していく立場の方だったら、早くからVisioに慣れておくといい事があるかもしてません。そんなレベルです。

そんなに細かい業務改善ではなく、要点をまとめて大枠で理解したい、という方はパワーポイントを駆使してザックリと大枠をつかめる資料を作りましょう。

業務改善の後の社員説明会まで視野に入れた場合の筆者のオススメは、まずはエクセルで詳細レベルでヒアリングをかけながらフロー図に落としこみ、要点だけをパワーポイントにまとめて、改善後のto-be像に対する役員決裁を得る。

その後、社員説明会用資料もパワーポイントで要点のみをまとめ直し、ビジュアルイメージなども付け加えて作成する。と言ったところです。

皆様も用途にあった業務フロー図の作成ツール選択をしましょう。

Follow me!